; charset=UTF-8" /> Cách làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets

Cách làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets

Feb 24, 2020
Mẹo Vặt & Hướng Dẫn
0 0

Cách làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets

Microsoft Excel đã thống trị thị trường bảng tính trong nhiều năm. Cả người dùng doanh nghiệp và gia đình đều dựa vào Excel để sắp xếp và phân tích dữ liệu của họ. Cho dù đối với danh sách kiểm tra, ngân sách, hồ sơ tài chính, danh sách email hoặc bất kỳ loại dữ liệu dạng bảng nào khác, Excel giúp bạn dễ dàng sắp xếp thông tin của mình.

Có các gói bảng tính thay thế có sẵn ở mức giá thấp hơn và thậm chí trong một số trường hợp là nguồn mở và miễn phí (như Libre Office Calc và OpenOffice Calc) nếu bạn muốn chương trình bảng tính mạnh nhất có thể tưởng tượng được, bạn muốn sử dụng Microsoft Excel .

Tuy nhiên, năm 2006, một sự thay thế khác bắt đầu hình thành. Đó là khi Google tung ra Sheets, như một phần của bộ văn phòng dựa trên web dành cho văn bản, bảng tính và bản trình bày.

Quá trình phát triển tiếp tục trong nhiều năm và giờ là Sheets – trong khi vẫn không phải là một trận đấu cân bằng cho Excel – có một tỷ lệ lớn chức năng tiêu chuẩn của Excel. Sheets không tốn của người dùng hàng trăm đô la để mua.

Mặc dù nó không phải là một sản phẩm hoàn hảo, nhưng bất kỳ ai đang tìm kiếm một công cụ bảng tính cấp độ người tiêu dùng đáng tin cậy đều không cần phải tìm kiếm xa hơn Google Sheets. Các trang tính không thể làm mọi thứ mà Excel có thể làm, nhưng tỷ lệ cược là bạn không cần nó để làm mọi thứ mà Excel có thể làm. Nếu Sheets làm mọi thứ bạn cần, thì bạn không cần mua Excel.

Tuy nhiên, Sheets vẫn có một số hạn chế và một số điều không quan trọng trong Excel là công việc nhiều hơn một chút trong Sheets nhưng hầu như mọi thứ Excel có thể làm, Sheets cũng có thể làm được.

Có lẽ bạn đã gặp phải một vấn đề khi bạn vô tình thêm các mục trùng lặp vào bảng tính của mình. Rốt cuộc, bạn càng thêm nhiều dữ liệu, bạn càng có khả năng vô tình chèn dữ liệu trùng lặp vào một bảng tính, điều này có thể loại bỏ tập dữ liệu mà bạn đang làm việc rất khó để kết hợp lại.

Điều đó đủ tệ, nhưng phần tồi tệ nhất sẽ đến sau khi bạn cố gắng xem xét công việc của mình. Vì các bảng tính có thể là các tài liệu dài, nên việc phát hiện và loại bỏ các bản sao trở nên khó khăn khi thời gian trôi qua, dẫn đến các lỗi tính toán trong công việc của bạn mà không có nguồn gốc rõ ràng về vấn đề đến từ đâu.

May mắn thay, chúng tôi đã tìm thấy một số phương pháp khác nhau để làm nổi bật các bản sao bên trong Google Sheets. Điều quan trọng là cách tiếp cận của chúng tôi không tự động xóa thông tin trùng lặp, vì không phải tất cả các bản sao đều là lỗi. Nhưng nếu nó chỉ được tô sáng, thì bạn có thể xác định cái nào không cần phải ở đó mà không cần phải lướt qua toàn bộ bảng tính.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách khác nhau để tìm các bản sao trong Google Sheets, sau đó tô sáng hoặc xóa các bản sao.

TÌM KIẾM VÀ LÀM NỔI BẬT CÁC BẢN SAO TRONG GOOGLE SHEETS

Vì chúng tôi muốn Google Sheets tự động làm nổi bật thông tin của chúng tôi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng một công thức để nói với Sheets để đưa ra và làm nổi bật thông tin cụ thể, độc đáo.

Thực tế, có hai cách để buộc Sheets làm nổi bật thông tin được sao chép: cách thứ nhất làm nổi bật tất cả thông tin trùng lặp để xác nhận thủ công, trong khi cách thứ hai sẽ sao chép các ô duy nhất vào một cột được chọn, cho phép bạn kiểm tra sự khác biệt và xóa khi cần thiết.

Nếu bạn chỉ đang tìm kiếm các bản sao sau đó xóa chúng, bạn có thể sử dụng tính năng Loại bỏ trùng lặp tích hợp trong Trang tính.

SỬ DỤNG TÍNH NĂNG LOẠI BỎ TRÙNG LẶP CỦA SHEETS
Cho dù bạn đang cố gắng tìm các bản sao trong một cột, hai cột hoặc toàn bộ bảng tính, tính năng tích hợp Xóa trùng lặp là một lựa chọn tốt.

  • Đầu tiên, tô sáng các cột bạn muốn kiểm tra dữ liệu trùng lặp, sau đó chọn Remove Duplicates khỏi menu thả xuống Dữ liệu.đánh dấu các cột trong Sheets để tìm các bản sao

  • Thứ hai, một hộp thoại sẽ bật lên. Kiểm tra dữ liệu có hàng tiêu đề Hàng nếu có một hàng với các tiêu đề cho các cột, hãy đảm bảo hộp kiểm được chọn bên cạnh các cột bạn muốn kiểm tra hoặc Chọn  tất cả, Sau đó bấm Xóa trùng lặp.

Thứ ba, xác nhận xóa các bản sao bằng cách xem lại số lượng bản sao hiện tại đã tìm thấy và xóa bỏ bản sao và số lượng bản ghi còn lại sau khi Sheets loại bỏ các bản sao.

Sử dụng tính năng Tìm và xóa trùng lặp tích hợp của Google Sheets là cách đơn giản nhất để tìm và xóa các bản sao, nhưng đôi khi bạn có thể muốn xem lại các bản sao trước khi xóa chúng.

TÔ SÁNG CÁC BẢN SAO TRÙNG LẶP VỚI TÔ SÁNG MÀU
Theo như có thể xác định lỗi trong bảng tính của bạn, sử dụng tô sáng màu để làm nổi bật bất kỳ thông tin nào được nhập không chính xác là cách rõ ràng nhất, dễ thấy nhất. Bằng cách làm nổi bật thông tin, thật dễ dàng để xác định các lỗi rất nhanh, vì bạn có thể chỉ cần chạy xuống danh sách nội dung mà bạn cần nhận ra.

Chúng tôi sẽ sử dụng tô sáng màu đỏ trong bước này để xác định nội dung trùng lặp của chúng tôi vì màu đỏ bắt mắt (đặc biệt là so với bảng màu trắng và xám thông thường của Trang tính) và là màu phổ biến cho các thông báo lỗi.

  • Bắt đầu bằng cách mở tệp Sheets bạn muốn kiểm tra. Bạn sẽ muốn đảm bảo thông tin của bạn được tổ chức tốt bởi cả cột và hàng, để nhanh chóng kiểm tra nội dung trong tài liệu của bạn; không cần phải làm cho công việc của bạn khó khăn hơn.
  • Bây giờ, chọn cột hoặc cột bạn muốn sắp xếp ở đầu tài liệu và chọn Định dạng trong menu trên cùng của tài liệu của bạn. Chọn Định dạng có điều kiện từ danh sách các tùy chọn trong menu này và một menu thay thế sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Trong menu này, chọn phạm vi bằng cách sử dụng kết hợp chữ và số tương ứng.
  • Khi bạn đã chọn nội dung của mình, hãy thay đổi các ô Định dạng nếu thành Công thức tùy chỉnh trong menu thả xuống và nhập hoặc dán đoạn sau mà không có dấu ngoặc kép: =countif(A:A,A1)>1vào hộp bên dưới menu của bạn. Điều này sẽ hoàn thành công thức cho nội dung của bạn.
  • Thay đổi kiểu định dạng để làm nổi bật nội dung của bạn bằng màu vàng nền ô hoặc một số màu khác bạn chọn, sau đó nhấp vào biểu tượng đã hoàn tất trên menu của bạn. Bây giờ bảng tính của bạn sẽ làm nổi bật các ô trùng lặp của bạn bằng màu đỏ và bạn có thể quét lựa chọn cho bất kỳ bản sao nào.

Đảm bảo rằng bất kỳ bản sao hiện có nào là chính xác, sau đó xóa những bản sao không hoặc bất kỳ bản sao nào bạn muốn làm với bản sao. Cuối cùng, bạn có thể đóng menu định dạng và bạn có thể khôi phục màu tiêu chuẩn cho các ô của mình.

CHỈ SAO CHÉP CÁC Ô DUY NHẤT TRONG GOOGLE SHEETS
Ngoài ra, nếu bạn muốn tự động sắp xếp dữ liệu thô của mình, sao chép các ô duy nhất thay vì các ô trùng lặp có thể hữu ích cho việc sắp xếp và lọc nhanh. Nếu bạn chắc chắn rằng thông tin của mình là chính xác và thay vào đó bạn hoàn toàn loại bỏ thông tin trùng lặp mà bạn không cần, thay vào đó bạn nên thử phương pháp này.

Như bước cuối cùng, hãy bắt đầu bằng cách mở tài liệu bạn muốn sắp xếp bên trong Google Sheets. Đánh dấu cột bạn muốn chỉnh sửa. Khi bạn đã tô sáng ô, nhấp vào ô trống ở đầu cột trống để đảm bảo thông tin của bạn được di chuyển sang bên cạnh biểu đồ. Cột này sẽ được sử dụng để hiển thị kết quả sắp xếp và công thức của bạn dưới đây.

Bây giờ, ở đầu tài liệu trong hộp nhập công thức, nhập hoặc dán như sau : =UNIQUE(). Công thức này sẽ yêu cầu Sheets sao chép và hiển thị các đầu vào ô duy nhất và bỏ qua mọi thông tin liên tục hoặc sao chép các ô khác.

Trong ngoặc đơn của công thức trên, đảm bảo nhập tọa độ ô bằng phương pháp bảng tính tiêu chuẩn (ví dụ: nhập (A1:A75)sẽ quét tất cả thông tin từ cột A hàng 1, sang cột A hàng 75). Khi bạn đã nhập thông tin mới, nhấn enter để di chuyển dữ liệu mới của bạn đến cột bạn đã chỉ định trước đó. Khi việc này hoàn tất, bạn có thể kiểm tra thủ công hoặc nhập dữ liệu vào bảng tính làm việc của mình.

SỬ DỤNG MỘT TIỆN ÍCH BỔ SUNG ĐỂ TÌM VÀ LOẠI BỎ CÁC BẢN SAO TRONG TRANG TÍNH
Chúng tôi cần lưu ý rằng có một số plugin có sẵn để sử dụng với Google Sheets trực tuyến thông qua Cửa hàng Chrome trực tuyến, bao gồm một công cụ để tự động xóa các mục nhập dữ liệu trùng lặp khỏi tài liệu. “ Remove Duplicates ” là một công cụ aptly tên được cung cấp bởi nhà phát triển ablebits cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy bản sao trong suốt toàn bộ tờ thông tin hoặc bằng cách tìm đến hai cột cùng một lúc.

Bạn có thể di chuyển, xóa và làm nổi bật các kết quả, giống như bạn có thể thực hiện với các tác vụ công thức ở trên, mặc dù quá trình này tự động hơn nhiều so với những gì chúng ta đã thấy trước đây, vì vậy hãy ghi nhớ nếu bạn muốn kiểm soát quá trình nhiều hơn. Công cụ này bao gồm hai thiết lập trình hướng dẫn cho phép bạn vừa tìm và xóa các bản sao hoặc phẩm chất duy nhất khỏi tài liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin khi bạn đi.

Điều đó nói rằng, Remove trùng lặp có một đánh giá chắc chắn trên Cửa hàng Chrome trực tuyến, với các đánh giá mạnh mẽ và một nhóm phát triển tích cực đáp ứng các phê bình và khiếu nại. Nhìn chung, đó là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một cách hợp lý hơn để sắp xếp nội dung của bạn và tìm các bản sao trong bảng tính.

SỬ DỤNG CÔNG CỤ XÓA TRÙNG LẶP ĐỂ TÌM VÀ XÓA CÁC Ô TRÙNG LẶP TRONG GOOGLE SHEETS
Hãy nhớ rằng, tôi đã nói ở trên về cách Google tiếp tục tung ra các tính năng mới để thêm sức mạnh của Sheets? Chà, vì bài viết này ban đầu được viết, nên họ thực sự đã thêm một công cụ Xóa trùng lặp đầy đủ tính năng vào gói cốt lõi. Đây là một công cụ đơn giản để sử dụng và tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện điều đó.

Chúng ta hãy lấy một bảng tính điển hình, với một danh sách các trò chơi trên bảng và nếu bạn đọc kỹ, bạn sẽ thấy rằng tôi đã đưa một vài bản sao vào danh sách.

Để sử dụng công cụ, tất cả những gì chúng ta cần làm là chọn vùng dữ liệu mà chúng ta muốn sao chép lại. Lưu ý rằng chúng ta có thể chọn hàng hoặc cột một cách tự do; nếu chúng tôi bao gồm cột Giá, thì hàm Xóa trùng lặp sẽ xem xét cả Tiêu đề và Giá để quyết định xem một hàng có trùng lặp hay không.

Khi vùng dữ liệu được chọn, hãy chuyển đến Dữ liệu -> Xóa trùng lặp . Chấp nhận các giá trị mặc định trong các hộp thoại và voila – việc sao chép được thực hiện tự động.

Bạn có bất kỳ mẹo hoặc thủ thuật nào để tìm bản sao trong Google Sheets không? Bạn nghĩ gì là cách hiệu quả nhất để tìm và xóa các bản sao trong Google Sheets? Xin vui lòng cho chúng tôi biết về nó trong các ý kiến ​​dưới đây!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


The maximum upload file size: 2 MB.
You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other.

error: Cảm ơn bạn đã đến với blog. Bạn không thể sao chép nội dung